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令和2年11月18日ネットワーク利用による個人情報保護に係る部会議事録
大阪府個人情報保護審議会ネットワーク利用による個人情報保護に係る部会議事録
- とき 令和2年11月18日（水曜日）午前10時00分から午前10時50分まで
- ところ 國民會館住友生命ビル12階小ホール
- 出席者 布施部会長、西村委員、海道委員
- 議題
- （1）住民基本台帳ネットワークシステムにおける本人確認情報の条例による利用について（新規諮問）
- （2）住民基本台帳ネットワークシステムの稼働状況等について（報告）
- （3）その他
事務連絡等
- 議事概要
- （1）住民基本台帳ネットワークシステムにおける本人確認情報の条例による利用について（新規諮問）
- ア 事務局による概要説明
- イ 実施機関説明
資料に沿って説明 - ウ 質疑応答（主な内容）
（委員）今回の大学の授業料等の減免に係る本人確認情報の利用は個人番号の真正性確認のためとのことだが、申請者に対し、個人番号がどのように使われるのか等どのように説明するのか。
（実施機関）申請者にはホームページや募集案内で、このように取り扱うという注意事項を含めて周知することを想定している。
（委員）申請者から大学に個人番号が記載された書類が提出され、厳封の上府に送付され、そこから住基ネットに接続して真正性の確認を行うとのことだが、個人番号が記載された紙文書の管理・廃棄のルールはどのようになっているのか。
（実施機関）紙文書はファイリングの上、施錠できる執務室内の書庫に設置し、そこに保管する。
廃棄についても、職員によるシュレッダー等確認できる形での処分を想定している。
（委員）これまでは大学は、授業料等減免の要件をどのようにチェックしていたのか。
（実施機関）課税証明書を申請者から提出させ、その課税証明書から3つの必要な項目、課税標準額、調整控除額、税額調整額を、定められた計算式に当てはめ、算定された数字によって、全額減免等の判定を行っている。課税標準額はどこの市町村の課税証明書にも記載されているが、調整控除額、税額調整額については、府内の4割程度の市町村において課税証明書には記載されない。
そのため、大阪府が別に用意した様式を保護者が市町村に持参し、別途記載してもらい、課税証明書と併せて提出してもらっているところ。
しかしながら、この別途用意した様式を窓口に持参・提出することを失念された方が書類不備のため、
再度、窓口に足を運び記載してもらうなどの手続きが発生し、府民に負担をかけている状況である。
また、別様式での証明発行手続きの事務が市町村窓口の負担や混雑の要因になっているということも踏まえ、
今回、課税情報の確認方法の変更を考えている。
（委員）申請者やその保護者の負担を軽減し、今後は府が代わりに行うということでよいか。
（実施機関）申請者側が課税証明書を取得するために市町村へ行かなければならない労力を軽減する。
また、現在は大学側で課税証明書の必要な項目をエクセルの計算シートに当てはめて算定しているが、府がその業務を担当し、課税情報を府で入手し、算定もシステム処理し、減免対象としての支援区分の情報を大学に渡す。
申請者、大学、市町村の負担を軽減し、より効率的にするというスキームになっている。
（委員）府民文化総務課と住基ネットや情報提供ネットワークシステムは専用線を活用すると聞いたが、大学とのやりとりはどうするのか。
（実施機関）今想定しているのは、大容量送信サービスの活用。
（委員）独自のサーバーを用意するのか。
（実施機関）大容量送信サービスは府のシステム。この事業専用ではないが、府の業務のためのシステム。
大学に送付する情報は全額減免等の支援区分の情報であり、個人番号は大学に送付しない。
（委員）住基ネットの4情報を確認するのは手作業とのことだが、この担当者は研修を受けた者か。
（実施機関）操作者の登録にあたっては、初任者研修を実施しており、研修後のテストで8割以上の正答者に対し、操作者権限を付与している。
（委員）効率化が図られていいシステムと考えるが、今までは大学に情報が集約されているので、申請者から自身の支援区分について説明を求められても対応できたと思うが、今後は結果しか送らないとのことであれば、情報がないので対応が難しくなるのではないか。
（実施機関）先ほど大学に送付するのは支援区分結果と伝えたが、正確には減免額、算定基準額も大学に伝えることを想定しており、大学も一定説明可能と考える。
（委員）申請者にとっては、課税証明書の提出と個人番号の提出、どちらが抵抗感が強いか。
個人番号をどのように利用されるのか懸念があるかもしれないので、ちゃんとした形で運用することを丁寧に周知する必要があると思う。
事務局から答申案を説明。
答申案について了承。
- （2）住民基本台帳ネットワークシステムの稼働状況等について（報告）
- ア 事務局による概要説明
- イ 実施機関説明
資料に沿って説明 - ウ 質疑応答（主な内容）
（委員）資料P2の2（1）稼働状況の監視について、本年度について、稼働するような事態はあったのか。
（実施機関）サーバ室の気温が上がる7月から9月に電圧の異常検知は何度かあったが、人為的なトラブルはなかった。
（委員）研修について、確認テストの正答率が8割以上でなかった場合はどうなるのか。
（実施機関）その場合はさらに再テストを実施する。再テストでも8割満たなかった場合は、さらに再テストが続く。
何度も再テストが続くようであれば、研修を実施し、確実に住基ネットの理解を深めてもらうこととしている。
- （3）その他
事務連絡等
次回の日程等を確認
資料
- （1）住民基本台帳ネットワークシステムにおける本人確認情報の条例による利用について（新規諮問）