平成２８年１月２７日特定個人情報保護評価点検部会議事録

大阪府個人情報保護審議会特定個人情報保護評価点検部会議事録

１．と　き　平成２８年１月２７日水曜日　午後４時３０分から午後６時１５分まで

２．ところ　大阪府公館　大サロン

３．出席者　渡邊部会長、正木部会長代理、春名委員

４．議題

（１）「大阪府営住宅の管理事務」に係る特定個人情報保護評価書について（事前審査）

（２）基礎項目評価書について（報告）

（３）その他

５．議事概要

（１）「大阪府営住宅の管理事務」に係る特定個人情報保護評価書について

　　ア　事務局による概要説明

　　イ　実施機関による評価書案の内容説明

　　ウ　質疑（主な内容）

　　（委　　員）　府営住宅総合管理システムで取り扱う情報について、当選してからマイナンバーで情報を収集するということか。

 　　（実施機関）　入居希望の申込があった段階では、情報の取得はしない。当選された方に対して、入居の申込の際に個人番号を
　　　　　　　　　取得し、必要な情報を取得するという流れになる。

　　（委　　員）　個人番号などの特定個人情報は、退去した人の分は消去するということか。

 　　（実施機関）　住宅総合管理システムにおいては、個人番号の入力は考えておらず、それに紐づけした統合宛名番号で管理する。
　　　　　　　　　個人番号はシステム上では保有しないこととしている。法律上統合宛名番号も特定個人情報であるということだが、
　　　　　　　　　万が一漏えいしても統合宛名番号からは個人番号は特定できないので、その部分のセキュリティは確保できると考え
　　　　　　　　　ている。
　　　　　　　　　　家賃を滞納した状態で退去された方については、一定の時効期間が定められているが、時効期間経過後も支払いの
　　　　　　　　　無い方が残っている場合がある。府営住宅の債権は私債権であり、時効期間経過後も本人からの時効の援用がなけれ
　　　　　　　　　ば、自動的に債権は消滅しないこととなっており、消滅しない限りは、特定個人情報を保有し続ける必要があると考えて
　　　　　　　　　いる。滞納が解消され、支払いを受けたら、消去するということになる。

 　　（委　　員）　滞納が解消されなければ、対象が増え続けるのではないか。

 　　（実施機関）　時効期間経過後の債権については、条例に基づき債権放棄の手続きを行い、債権を適正に管理することとしており、
　　　　　　　　　これ以上回収できない、時効の援用をされる蓋然性が高い、居所不明、所在不明、財産不明の債権については、債権
　　　　　　　　　放棄という手続きが条例上取れることとなっているためそういった手続で減らしていくということを考えている。

 　　（委　　員）　必要性はわかるが、どこかの段階で個人番号に関して消去しないといけない。死亡や失踪宣告を受けるとかどこかの
　　　　　　　　タイミングで消去しないといけないと考える。

 　　（実施機関）　了解。

 　　（委　　員）　 指定管理者が申請を受けるとなっているが、評価書の中では、委託事業者のところで記載されているということでいい
　　　　　　　　のか。
　　　　　　　　　　指定管理者は個人番号を取り扱うのか。

 　　（実施機関）　番号法上、指定管理者は、委託を受けたものであるが、個人番号の利用ということで申請者から本人確認の上、個人
　　　　　　　　　番号を取得してそれを扱う事務はできることとなっている。　
　　　　　　　　　　ただ、指定管理者が情報提供ネットワークシステムで端末を操作して情報照会するということは今の法律上は認められ
　　　　　　　　　ていない。手続としては、個人番号を指定管理者で取得した上で、大阪府の職員が情報照会して情報を取得するという流
　　　　　　　　　れになる。

 　　（委　　員）　この評価書の中で、指定管理者経由で個人番号の流出リスクについては、どこに記載されているのか。委託のところに
　　　　　　　　　記載されているということでよいのか。

 　　（実施機関）　そのとおり。

 　　（委　　員）　業務の流れとしては、入居申込は指定管理者へ申請書を提出して、個人番号を利用して情報照会するために大阪府住宅
　　　　　　　　経営室に書類を送付して、処理されると考えていいのか。

 　　（実施機関）　そのとおり。
　　　　　　　　　　指定管理者においては、現行も要件が整っているか添付書類のチェックをした上で、最終的には住宅経営室に書類が送
　　　　　　　　　付されて、そこで審査、決定ということになる。マイナンバーの制度導入後も同様となる。添付書類の代わりに個人番号が
　　　　　　　　　記載された書類が添付され、その上で大阪府において情報照会し必要な情報を取りにいくことになる。

 　　（事 務 局）　９ページの備考で、丸１のところで、入居資格審査に関する事務の記載があるが、その中の「指定管理者は」から始まる
　　　　　　　　文書で、関係書類を徴すると記載されているが、番号制度では、関係書類を徴せず、個人番号を利用して照会することと
　　　　　　　　なっているが、この記載はどのように理解すればいいのか。

 　　（実施機関）　関係書類を徴するという表現は正確ではない。この４つの審査に必要な情報を取得するため、個人番号を取得する。
　　　　　　　　　その上で、大阪府で情報照会するという流れになるので記載内容を修正する。

 　　（事 務 局）　情報照会で必要なデータを取得するということか。

 　　（実施機関）　そのとおり。

 　　（事 務 局）　証明書類そのものを提出してもらうということではないと考えていいか。

 　　（実施機関）　そのとおり。
　　　　　　　　　　ただ、先ほど申し上げたように指定管理者自身は、データ照会はできないので、個人番号の取扱いまで。その後、大阪
　　　　　　　　　府において、情報照会の上、データを取得するという流れになる。

 　　（委　　員）　今の事務だと、住民票や課税証明提出させて申請を受け付けているが、今後は個人番号を出すだけでいいという流れ
　　　　　　　　　になるのか

 　　（実施機関）　そのとおり。

 　　（委　　員）　その下に記載の「指定管理者は、住民票等の審査書類を進達する」も、いらないのか。

 　　（実施機関）　そのとおり。
　　　　　　　　　　現行は、書類を提出してもらっているが、導入後は、番号のみで大阪府で情報を照会するという流れになる。

 　　（実施機関）　関係書類の中には、個人番号によって取得できない書類もあるので、それとあわせてということになる。ここに明示して
　　　　　　　　　いるのは、情報照会で取得可能な項目である。例えば、戸籍は取れないが、資格審査では必要になる場合がある。その
　　　　　　　　　ときは、従来どおり役所で取ってきてもらうことが必要になる。紙の書類と個人番号を徴することになる。

 　　（実施機関）　審査に必要な添付書類の中で、マイナンバーを利用して取得できる情報と依然として紙媒体で提出してもらうものが、
　　　　　　　　　併存するということである。
　　　　　　　　　　すべてが省略できるわけではない。

 　　（委　　員）　戸籍はどういうときに必要なのか。

 　　（実施機関）　入居審査のときに必要になる書類となっている。細かくいうと様々な添付書類がある。この４つ以外は省略できない
　　　　　　　　　ので、紙媒体で出していただくことになる。

 　　（委　　員）　何種類ぐらいあるのか。

　　（実施機関）　入居審査に関しましては、ケースバイケースで、児童扶養手当の受給証明であるとか、診断書が必要であったり、その
　　　　　　　　　他いろいろな情報が必要な場合がある。

　　（実施機関）　他には、入居資格のなかに、現在住居に困っていることというのがある。希望者が持家を持っていれば、それにあては
　　　　　　　　　まらない。入るときには持家の処分などをしていただき入っていただかないといけない。現在の住居の状況、賃貸されてい
　　　　　　　　　るのであればその契約書とか、持家であれば登記簿とか、そういうものを提出していただくことになっている。
　　　　　　　　　　このような書類は、番号制度では得られない情報であるので、従前どおり書類を徴するという行為が必要となってくる。

 　　（事 務 局）　書類が必要なのは、応募するときか。当選してからか。

 　　（実施機関）　応募時は申込書のみ。所得に関する書類等を出す必要はない。当選してから出していただく。当選してから入居の資格
　　　　　　　　　があるか、関係書類で審査する。
　　　　　　　　　　住宅によって倍率は違うが、平均して各年度１０倍を超えている。年間５，０００世帯分公募するので、５０，０００人近い
　　　　　　　　　応募があるということになる。はずれた方の書類は取らない。当選された方のみ。

 　　（委　　員）　２１ページのリスク２のユーザー認証の管理でこの項目は、なりすましの対策について記載することとなっていますが、ここ
　　　　　　　　に記載のログインIDとパスワードだけで、なりすましを防止できるのか。

 　　（実施機関）　扱う者が限定されているので、本来ならば認証についてもユーザーIDやパスワード以外の要素で認証するというのが、
　　　　　　　　　望ましいかもしれないが、今のところはこの２つで認証している。システムへのログインできる端末は、基本的に自由に
　　　　　　　　　出入りできない。管理センターであれば、管理センターの職員しか入れないエリアにある端末であったり、住宅経営室で
　　　　　　　　　あれば、職員以外は立ち入れない執務室のなかに設置されてあったりということで、そこに入れる人間が限定される
　　　　　　　　　ので、そのもとで、IDとパスワードで管理している。だれでもが、端末を操作できる状況ではない。

 　　（委　　員）　入退室は、ICカードで管理されているのか。

 　　（実施機関）　府庁の執務室は、そのレベルではないが、管理センターは鍵で施錠したり、ICカードで入退室を管理しているところが
　　　　　　　　　ほとんどである。

 　　（委　　員）　なりすましに対する対策について、記述しておく必要がある。今の説明の内容で成りすまし対策になっているのであれば、
　　　　　　　　そのことを記載しておくべき。

 　　（実施機関）　了解。

 　　（委　　員）　２３ページの委託先の個人情報適正管理体制は、どのように確認しているのか。

 　　（実施機関）　基本的には、公募によって募集している。応募書類の中に各企業に個人情報保護への取り組みということで書面を
　　　　　　　　　提出させる。中には、プライバシーマークの取得企業として厳正な管理をするとか個人情報の保護方針、管理体制、
　　　　　　　　　教育・研修等の対策、マニュアルの整備そうした各項目について書面を出させて、審査を行い、選定するということをし
　　　　　　　　　ている。プライバシーマークあるいは、管理事務所におけるゾーニング、セキュリティゾーンを設ける等の対策をどのよう
　　　　　　　　　に講じるか各企業の提案内容に盛り込まれており、そういった取り組みの意識の高さといったものを評価している。
　　　　　　　　　　個人情報保護については、書類の送付やFAXの送付等いろんな情報の取扱いに対するマニュアルを整備するよう各
　　　　　　　　　指定管理者に指導しており、全指定管理者がマニュアルを保持している。

 　　（事 務 局）　１９ページの入手した個人番号の真正性の確認ですが、申込があった際には、通知カードや個人番号カードで指定管
　　　　　　　　　理者が確認することになると思われるが、今入居中の方の個人番号の真正性をどのように確認するのか。

 　　（実施機関）　入居者については、毎年必ず収入の申告を行う。収入の申告の際に必ず個人番号を提示するようにして、その時点で
　　　　　　　　　指定管理者において本人確認を徹底する。番号が間違いなく本人のものであるということを確認してもらえれば、住宅経
　　　　　　　　　営室では、情報照会によって市区町村が保有する課税情報等を取得する。まずは、番号の転記ミスや確認ミスを指定管
　　　　　　　　　理者において、防ぐように徹底してもらう。

 　　（事 務 局）　それとの関連で、特定個人情報の保有開始が平成２９年７月予定となっているが、最初の個人番号の収集はどうする
　　　　　　　　のか。次の年の４月になるのか。

 　　（実施機関）　場合によっては、次の年にならざるを得ない。施行自体が２９年７月になっているので、それ以前は情報連携できないと
　　　　　　　　　いうことなので、検討が必要であるが、次の年になる可能性がある。
　　　　　　　　　　収入申告を出していただくことになっていても、現在でも申告がない方がいる。もちろん番号も提示しない方もいると思
　　　　　　　　　われる。普通は、収入に応じて家賃は決定するが、収入申告のない方については、民間家賃並みの一番高い家賃が適用
　　　　　　　　　され、それをお支払いいただくことになる。毎年そういう人がいる。

 　　（委　　員）　ということは、収入申告しなくても一番高い家賃を払えば、入居し続けることができるということか。

 　　（実施機関）　収入申告が無い方については、現在は、市町村に職権で所得の照会をして、収入超過者、月額１５万８千円を超える方
　　　　　　　　　については、明け渡しの努力義務を条例で定めており、収入が３１万３千円を超えると高額所得者といい、退去の義務が
　　　　　　　　　発生するということになり、明け渡しの訴訟提起に移行するということで、高額所得者の方がずっと入居し続けることがで
　　　　　　　　　きるものではない。

 　　（委　　員）　最初に当選して入居する際は、収入に関する情報は提出してもらうことになるのか。

 　　（実施機関）　そのとおり。
　　　　　　　　　　 入居したあとで、収入が増減するので、出さないという方もいる。最初に入居する際は必ず出してもらう。
　　　　　　　　　　 個人番号を入手することになると、情報照会が可能になるので、収入の確認ができる。

 　　（委　　員）　３年以内の重大事故の再発防止策で、メール送信時にダブルチェックをするという記載がよくあるが、再発防止策にそう
　　　　　　　　いったことが記載されていないが。

 　　（事 務 局）　本件は、住宅経営室で起こった事故ではないので、事務局からお答えする。
　　　　　　　　　 事案の内容を再度確認した上で、記載内容を改める。当然ダブルチェックは行っている。その上で確認表を複数で確認す
　　　　　　　　るということ。

 　　（委　　員）　定期的に監査をするということだが、これは、内部か外部か。

 　　（事 務 局）　基本的には、内部監査である。要綱を定め、各部局の次長が監査を行うこととしている。

 　　（委　　員）　外部記憶媒体への出力ができない措置とは、どういうことか。USBなどをさすと認識できないような設定をしているのか。

 　　（実施機関）　読み込みはできるが、書き込みはできないようになっている。

 　　（委　　員）　特定個人情報の保管で、紙媒体は、ずっと保管しているということか。申請書類はずっと残していくのか。

 　　（実施機関）　退去されて、債権管理も関係のない方の情報については、紙媒体についても裁断、溶解処理という形で処理することが
　　　　　　　　　望ましいと思われるので、そういう形で取り扱うこととしたい。

 　　（委　　員）　行政文書管理規則等で、保存期間が決まっているのではないか。

 　　（実施機関）　申請関係は、保存年限があるので、その書類については、保存年限がくれば廃棄するということになっている。

 　　（委　　員）　保存年限までは管理し、それ以後は廃棄するということにすべき。

 　　（実施機関）　了解。

 エ　委員審議（主な内容）

　　（委　　員）　１２ページの本人への明示の項目は、特定個人情報の入手・使用について、どのように本人に明示しているかを記載
　　　　　　　　する項目ではないか。

 　　（事 務 局）　記載要領では、「特定個人情報の入手の事実及び使用目的が本人にどのように示されているか記載してください。
　　　　　　　　評価実施機関が本人に直接示していない場合であっても、法令に入手の根拠・使用目的に関する規定がある場合は、
　　　　　　　　法令名及び条項を記載してください。」となっているので、評価書案では、法令の根拠が記載されている。
　　　　　　　　　先ほどの説明でも、入居に必要な書類について説明したものを渡しており、使用目的等が記載されているとのことで
　　　　　　　　あるので、入居の際そういうもので説明している旨を追記していただく。

 　　（委　　員）　審査表に記載の箇所については、ご回答いただき、必要な部分について修正していただき、次回、正式に諮問して
　　　　　　　　　いただきたい。

（２）基礎項目評価書について（報告）

　　　事務局より報告

　（３）その他

　　　　事務連絡等

　　　　　次回の日程等を確認

資　料

　　議題１　大阪府営住宅管理事務全項目評価書 [PDFファイル／781KB]
　　　　　　　大阪府営住宅管理事務全項目評価書案 [Excelファイル／649KB]
　　　　　　　大阪府営住宅管理事務全項目評価書案の概要 [PDFファイル／217KB]
　　　　　　　大阪府営住宅管理事務全項目評価書案の概要 [Wordファイル／25KB]

　　議題２　基礎項目評価書（報告）一覧（１月） [PDFファイル／62KB]
　　　　　　　基礎項目評価書（報告）一覧（１月） [Wordファイル／14KB]
　　　　　　　難病特定医療費の支給事務基礎項目評価書 [PDFファイル／141KB]
　　　　　　　難病特定医療費の支給事務基礎項目評価書 [Excelファイル／68KB]
　　　　　　　特別支援学校への就学経費支弁事務基礎項目評価書 [PDFファイル／145KB]
　　　　　　　特別支援学校への就学経費支弁事務基礎項目評価書 [Excelファイル／69KB]